Administrative Functional Support

Vi söker nu en Administrative Functional Support till en verksamhet inom teknisk service och projekt. I rollen blir du spindeln i nätet mellan verksamheten, planeringsorganisationen, externa leverantörer och tekniker. Du ansvarar för att koordinera externa resurser och säkerställa att de har rätt kompetens, utbildning, utrustning och förutsättningar inför sina uppdrag.

Om rollen

Som Administrative Functional Support arbetar du nära operativa chefer och resursplanerare för att identifiera verksamhetens kommande bemanningsbehov. Utifrån behoven koordinerar du externa resurser och har löpande kontakt med leverantörer och underleverantörer för att säkerställa en effektiv och kvalitetssäkrad bemanning.

Du granskar bland annat CV, certifikat och utbildningar för att matcha rätt tekniker mot aktuella uppdrag. Du ser också till att teknikerna har genomgått nödvändiga utbildningar och medicinska kontroller samt har tillgång till rätt IT-utrustning, personlig skyddsutrustning och övriga praktiska förutsättningar.

Rollen har en tydlig administrativ och koordinerande karaktär, men innebär också mycket samarbete, problemlösning och planering. Du får dessutom möjlighet att bidra till att utveckla och förbättra processer och arbetssätt kring extern resursplanering.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

• Samarbeta med planerings- och driftorganisationen för att identifiera resursbehov
• Koordinera externa resurser och kommunicera bemanningsbehov till leverantörer
• Granska CV, certifikat och kvalifikationer samt matcha tekniker mot aktuella uppdrag
• Säkerställa att rätt kompetens finns på rätt plats vid rätt tidpunkt
• Koordinera utbildningar, medicinska intyg och andra behörighetskrav
• Säkerställa att externa tekniker har nödvändig skydds- och IT-utrustning
• Hantera IT-onboarding och tillgång till relevanta system och verktyg
• Hantera och stämma av tidrapportering
• Underhålla information i SharePoint, exempelvis certifikat, utbildningsmatriser, inköpsorder och utvärderingar
• Vara en central kontaktperson för externa tekniker
• Ge administrativt stöd till verksamheten, tekniker och leverantörer
• Bidra till utveckling och effektivisering av processer för resursplanering och leverantörshantering

Vem är du?

Vi söker dig som gillar att koordinera, skapa struktur och ligga steget före. Du är van vid att hantera flera aktiviteter parallellt och förstår vikten av att detaljer blir rätt, särskilt när resurser ska vara på plats enligt en given tidsplan.

Eftersom rollen innebär många interna och externa kontakter tror vi att du är kommunikativ, serviceinriktad och lösningsorienterad. Du bygger lätt goda relationer och är bekväm med att följa upp både aktiviteter och leveranser.

Du har god systemvana och trivs med administrativa arbetsuppgifter. Har du tidigare arbetat med exempelvis resursplanering, koordinering, teknisk service, projektadministration eller leverantörskontakter ser vi det som en fördel.

Vi söker dig som har

• Erfarenhet av koordinering, administration, bemanning eller resursplanering
• God administrativ förmåga och ett strukturerat arbetssätt
• Förmåga att planera och prioritera flera parallella aktiviteter
• God systemvana och lätt för att sätta dig in i nya digitala verktyg
• God samarbetsförmåga och vana vid många kontaktytor
• Ett lösningsorienterat och serviceinriktat förhållningssätt

Meriterande

• Erfarenhet av resurs- eller personalplanering inom teknisk verksamhet
• Koordinering av tekniker eller fältpersonal
• Kontakt med leverantörer och underleverantörer
• Onboarding och koordinering av utbildningar eller behörigheter
• Erfarenhet av SharePoint
• Tidrapportering, inköpsorder eller liknande ekonomisk administration

Personliga egenskaper

För att lyckas som Administrative Functional Support tror vi att du är positiv, engagerad och tycker om att skapa ordning och få saker att hända. Du tar ansvar, följer upp och tvekar inte att ta kontakt med rätt person för att lösa en fråga.

Du är noggrann, kommunikativ och flexibel och har förmågan att behålla struktur även när förutsättningarna förändras. Framför allt uppskattar du en roll där din förmåga att koordinera och samarbeta bidrar till att verksamheten fungerar smidigt.

Om tjänsten

• Titel: Administrative Functional Support
• Inriktning: Teknisk service, resursplanering och leverantörskoordinering

Här får du en varierad roll med många kontaktytor och möjlighet att bli en viktig del av en internationell och tekniskt präglad verksamhet. Låter det intressant? Varmt välkommen med din ansökan!

Rätt uppdrag för dig med Manpower

Manpower hjälper dig att hitta nya möjligheter i arbetslivet. Genom vårt breda nätverk av arbetsgivare får du tillgång till utvecklande uppdrag hos attraktiva företag och organisationer över hela Sverige. Som konsult hos oss får du möjlighet att bygga erfarenhet, utveckla nya kompetenser och ta nästa steg i karriären samtidigt som du har tryggheten i en anställning hos Manpower.

På Manpower, Experis och Jefferson Wells värnar vi om en trygg och transparent rekryteringsprocess. Vi kommer aldrig att be dig om betalning, bankuppgifter eller annan känslig personlig information i samband med en jobbansökan eller rekrytering. Om du får misstänkta meddelanden som sägs komma från oss ber vi dig att kontakta oss på [email protected].