Att arbeta på distans är, oavsett om vi vill eller inte, något som väcker starka känslor. En del trivs som fisken i vattnet med att jobba vid köksbordet, medan andra mår dåligt av brist på socialt umgänge med kollegor.
Du som chef spelar här den viktigaste rollen för att få dina medarbetare att både trivas på jobbet och utvecklas. Detta gäller i allra högsta grad även under pandemin, när många rutiner behöver ses över och vi inte kan ses fysiskt i samma utsträckning som tidigare. Se därför till att göra ditt bästa för att leda dina medarbetare – även om det måste ske digitalt.
Fem områden att fokusera på i ditt digitala ledarskap
1. Variera formaten för kontakt
En vanlig arbetsdag ser olika ut för de flesta. På ett kontor kanske man dricker kaffe på ett ställe, jobbar vid datorn på ett annat och tar ett svårt medarbetarsamtal på en lugnare plats. På samma sätt behöver du tänka om ni nu arbetar på distans. En typ av samtal kanske faktiskt lämpar sig bäst sittandes i soffan, ett annat under en promenad, ett tredje på en pålitlig telefonlinje.
Glöm inte heller att sätta ramar för varje format. Var tydlig med dina krav på att man bör logga in i mötet i tid, ha kamera och mikrofon på eller av, hur man ber om ordet, vem som tar anteckningar, att man inte tar samtal på språng, vem som fördelar ordet och hur mötet ska följas upp. På så sätt undviker du den vanliga frustrationen hos många som upplever digitala möten som röriga.
2. Säkerställ den digitala nivån
Är det något vi både tackat och beklagat oss över de senaste månaderna så är det den uppsjö av tekniska hjälpmedel och program som vi nu använder i det dagliga arbetet. Hur säkerställer du som chef att alla medarbetare får hjälp med tekniska problem, känner sig utbildade i nya programvaror och inte behöver agera IT-support åt sig själva?
Ett tips är här att instifta en digital kvart eller halvtimme varje dag där du kan ta emot frågor, synpunkter och klagomål på program, hårdvaror och arbetssätt. På så sätt kan du som chef samordna alla supportärenden och samtidigt bilda dig en uppfattning om vilka kunskapsluckor som behövs fyllas.
3. Tappa inte kompetensutvecklingen
Se till att kompetensförsörjningen inte halkar efter konkurrenternas bara för att man inte kan resa just nu. Sätt upp en kompetensutvecklingshalvtimme på schemat varje vecka där du uppmanar alla att sprida kunskap om något de lärt sig under veckan.
Uppmuntra till att tipsa varandra om läsning, poddar, webbinarier, tutorials och digitala kurser som tangerar era ämnen och er omvärld. Se också till att inte missa ditt chefsansvar att kunskapsinventera och fråga dina medarbetare vad de själva vill utvecklas inom under året. På så sätt visar du dig tillgänglig och att du tar dina medarbetares personliga utveckling på allvar.
4. Ha en (övertydlig) mall för onboarding
Att vara ny på jobbet är inte en helt enkel upplevelse i dessa tider. Kanske har du aldrig träffat dina kollegor, din chef eller ens varit på kontoret! Som chef behöver du en tydlig plan för hur en digital onboarding ska gå till. Hur ska system och arbetssätt läras ut, hur ska den nyanställde lära känna sina kollegor och hur får du den nyanställde att känna att de har hamnat på rätt arbetsplats?
Det finns sätt att förbereda en digital onboarding i god tid. Utse en mentor/handledare, ha ett färdigt schema med uppgifter klart för de första veckorna och avsätt mycket mer tid till den nyanställde än vad du hade gjort i vanliga fall. Om alla i det närmsta teamet hjälps åt med exempelvis digitala luncher så får man även med vissa av de sociala bitarna på det nya jobbet.
5. Att känna sig sedd, hörd och uppmuntrad
Efter snart ett år av hemmajobb behöver många av oss ny energi. 2021 kommer det krävas mer än digitala fikor för att hålla din personal motiverad. Har du rutiner för hur du får dina medarbetare att känna sig sedda? Hur hälsar du ”God morgon!” och ”Tack för idag!” på distans? Hur ger du spontan feedback när någon gör något bra och hur lyfter du kollegor inför resten av gruppen?
Testa att avsluta varje arbetsdag med att lyfta tre saker gruppen eller enskilda medarbetare gjort riktigt bra idag. Även en halvtimmes ”open door”, där du finns tillgänglig för samtal, frågor och feedback, är en uppskattad avrundning på jobbdagen. Glöm inte att din synlighet och närvaro är A och O!