Digital referenstagning skötte jobbet när SCA rekryterade stort

Att ta referenser på en kandidat är en självklar del av anställningsprocessen – men hur gör man det på ett smidigt sätt när man ska anställa över 300 personer samtidigt? När Jefferson Wells och Experis hjälpte SCA med sin storvolymsrekrytering blev lösningen digital referenstagning.

digital-referenstagning
Svenska Cellulosa Aktiebolaget, SCA, är en av Europas största privata skogsägare. Varje sommar brukar de göra en storvolymsrekrytering som heter duga: 300 sommarjobbstjänster ska tillsättas inom allt från fabriksarbete till ekonomi. Maria Nyberg är rekryteringschef på SCA och hon vände sig i år till Experis/Jefferson Wells för hjälp med att effektivisera processen. Lösningen stavas digital referenstagning.

– Tidigare rekryterade alla bolag inom SCA separat, men för tre år sedan bestämde vi oss för att ta ett helhetsgrepp kring sommarrekryteringen. Under förra årets rekrytering ringde vi till referenserna själva, något som var enormt tidskrävande, och därför bestämde vi oss i år för att göra en digital referenstagning med hjälp av Experis/Jefferson Wells. Det förenklade processen oerhört mycket, säger Maria Nyberg.

Som namnet antyder innebär digital referenstagning att kontakten med referensen sköts digitalt, via ett frågeformulär. I SCA:s fall tog de fram ett formulär på runt tio frågor som skickades till referenspersonen via sms eller mejl. Där fick referenspersonen svara på frågor om bland annat den aktuella kandidatens samarbetsförmåga, ansvarstagande och punktlighet, detta genom att värdera förmågor på en skala.

En stor fördel med digital referenstagning är att det gör det lättare att bilda sig en mer objektiv uppfattning av kandidaten. Enligt Maria blir processen mer rättvis när rekryteraren kan kontrollera att alla referenspersoner får samma frågor och uppföljningsfrågor.

– Experis/Jefferson Wells hjälpte oss att förenkla den här komplexa processen. Vi fick en bättre överblick över referenstagningen tack vare de överskådliga slutrapporterna där det var lätt för alla involverade i rekryteringsprocessen att läsa vad referensen uttryckt. När alla referenspersoner får svara på samma frågor blir det inte bara en mer objektiv process, utan det blir också lättare för oss som ska anställa att jämföra kandidaternas styrkor, säger Maria Nyberg.

Digital referenstagning ska ses som ett komplement till mer traditionell referenstagning, där rekryteraren ringer till referenspersonen. Maria betonar att det bör anpassas till vilken typ av tjänst man tillsätter. Rekryterar man till en nyckelposition på ett företag vill man kanske ha en dialog med kandidatens referensperson. För så stora projekt som SCA:s sommarjobbsrekrytering anser hon dock att digitala verktyg verkligen kan vara rätt väg att gå.

Sommaren har precis övergått till höst, men Maria tänker redan på nästa års rekrytering av sommarjobbare. Hon tror att digital referenstagning är något SCA kommer att fortsätta arbeta med i framtiden.

– Det här var första gången vi gjorde på det här sättet och vi upplevde att det gick väldigt smidigt. Sedan hade vi ju också en väldigt bra rekryteringskonsult på Experis/Jefferson Wells som var vår kontaktperson och som höll i projektet från Experis/Jefferson Wells sida. Det kändes tryggt att ha någon som kunde säkerställa att ingenting föll mellan stolarna och som skötte uppföljande dialog med HR hos oss i de fall det behövdes. Det tycker jag att Experis/Jefferson Wells hanterade jättebra, säger Maria Nyberg.