Trots den avgörande betydelsen som onboarding har för ett företags kompetensförsörjning är det få företag som prioriterar det. Onboardingprocessen är företagets sätt att få den nya medarbetaren att verkligen förstå och knyta an till företagets värderingar. Ju tydligare och bättre onboarding - desto bättre kommer nya medarbetare att förstå och ingå i företagets gemensamma kultur. Att kräva av nya medarbetare att de ska förstå företagets värderingar utan en bra onboarding är helt orealistiskt.
Viktigt med en bra start för dina nyanställda
Onboardingen är en av de allra viktigaste faktorerna för ett företags välmående. De företag som är bäst på att ta hand om sina nyanställda har 2,5 gånger högre tillväxt och 1,9 gånger högre vinstmarginal än de företag som är sämst, enligt en rapport från Boston Consulting Group. Som arbetsgivare är det alltså en lönsam affär att lägga extra möda på introduktionen av nyanställda.
Det kan vara det enkla som gör stor skillnad
En bra utgångspunkt att ha i minnet är hur du själv känt när du kommit till ett nytt jobb med nya kollegor i en ny organisation. Vad heter alla, hur kommer jag in i systemen, var äter jag lunch eller en så enkel sak som: Hur scannar jag ett dokument? Och glöm inte de sociala bitarna, hur viktigt det är att bli medbjuden på fikaraster och lunch. Om alla de här sakerna finns på plats ökar sannolikheten att den nyanställda snabbt kommer in i arbetet, trivs på jobbet, bli en del av företagskulturen och känner lojalitet med företaget eller organisationen.
Här nedan har vi listat hur man ska tänka när det gäller onboarding och några saker som en bra onboarding ska innehålla.
Detta ska en onboarding av världsklass innehålla
- Ge kollegan en arbetsuppgift från första dagen!
Ge din nya medarbetare en arbetsuppgift redan första dagen. Det skapar mening och hen känner sig nyttig och behövd från första stund. Tänk på att det ska vara en riktig uppgift. Desto viktigare och mer intressant, desto bättre. En riktig uppgift som är lagom utmanande är ett perfekt sätt att lära känna kollegor och organisationen.
- Presentera de nya kollegorna
Introducera den nya medarbetaren för sina närmaste kollegor. Tala med någon innan som tar ansvar för att den nya medarbetaren blir bjuden på fikaraster, luncher och andra sociala aktiviteter på arbetsplatsen eller online
- Utse en mentor
Utse en mentor på arbetsplatsen, en person som den nyanställda kan ställa alla typer av frågor till, höga som låga. Gärna en nära kollega till din nya medarbetare.
- Få dem att ta till sig er kultur
Kultur äter strategi till frukost. Allt börjar med kultur. För att få den nya medarbetaren att kunna leverera enligt era strategier måste personen förstå och känna organisationens kultur. Kulturen utgör en väsentlig del i hur ni levererar era tjänster och produkter.
- Vänd på processen - hur tar era nya medarbetare till sig information?
Om ni har tre generationer av människor på företaget så kommer ni garanterat ha minst tre olika sätt att konsumera information på. Att göra en onboarding för en medarbetare som är 50+ och köra samma onboarding för en annan medarbetare som är 25 år fungerar inte. Här gäller det att anpassa kommunikationskanalerna så att det passar mottagaren. Tänk på hur mottagaren ska ta emot informationen. Se till att den nyanställda får samma information i flera olika kanaler, digitalt, muntlig, skriftlig och så vidare. Då är det högre sannolikhet att den nyanställde verkligen tar till sig informationen.
- Var pedagogisk - sprid ut onboardingen
Undvik att pressa in så mycket som möjligt på så kort tid som möjligt. Kom ihåg att det alltid är en mycket bättre idé med korta lättsmälta pass - för att vara säker att den nya medarbetaren tar in informationen. Ett längre upplägg med kontinuerliga uppföljningar där ni repeterar budskap är en mycket bättre väg.
- Ge dina chefer rätt förutsättningar
Människor lämnar inte företag - de lämnar chefer. Mellanchefer som slarvar med onboarding är tyvärr alldeles för vanligt. Onboardingen prioriteras ned till förmån för andra mer "kritiska" uppgifter. Men då kan man ju verkligen fråga sig om det är rätt prioriterade arbetsuppgifter från början. Utrusta dina mellanchefer (eller de som ska hålla i onboardingen) med rätt förutsättningar och rätt verktyg.
- Återkoppla ofta
Schemalägg regelbundna och täta tillfällen för uppföljning under de tre första månaderna. Se också till att ge tydlig positiv återkoppling. Inte bara ”Det där gjorde du bra” utan tala också om varför och på vilket sätt den nyanställda gjorde det bra. Be även din nyanställda om feedback. Han eller hon kommer in med nya ögon och kan ge värdefulla insikter för ditt företag.
- Förslag på en enkel checklista inför första dagen
Första dagen på ett nytt jobb finns det vissa saker som bör vara på plats för att den nyanställda ska känna sig sedd och välkommen. Som arbetsgivare är det lätt att missa något. Den här checklistan hjälper dig att komma ihåg.
Några dagar innan start
Innan första dagen bör du ha informerat den nyanställda om följande:
● Anställningens starttid
● Parkeringsmöjligheter och ev. info om kommunala kommunikationer
● Mottagande, vem eller vilka som tar emot?
● Klädpolicy
● Lunchmöjligheter
Första dagen
Detta bör du ha förberett i god tid innan den nya kollegan kommer:
● Tid med chefen för att bli hälsad välkommen
● Välkomstpresent
● Arbetsredskap såsom telefon, dator eller annan utrustning
● Eventuella passerkort
● Intromail till kollegor och intressenter som den nya medarbetaren kommer ha kontakt med
● Rundtur på och kring arbetsplatsen
● Mentor
● Lunch – informera om
var du kan äta matlåda
var du kan gå ut och äta
vilka som brukar gå ut och äta
● Användaruppgifter och inloggning till e-post, intranät och andra system
