Att möjliggöra ett flexibelt arbetsliv för sina anställda är inte enbart ett bra sätt behålla personal, utan även en del av ert Employer Value Propositon. Sett till nyrekrytering kommer en företagskultur med goda förutsättningar för ett flexibelt arbete att ha stora konkurrensfördelar på framtidens arbetsmarknad. Här följer därför några områden att ta i beaktning när du som chef ska planera morgondagens flexibla arbetsmiljö!
Arbetsredskap
Först och främst: det praktiska. Under pandemin är det många företag som har erbjudit sina hemmaarbetande anställda möjligheten att ta hem arbetsredskap. Alltifrån kontorsstolar till datorskärmar och tangentbord. När många snart återgår till det fysiska kontoret ställer detta nya krav på arbetsvardagen – framför allt om ens anställda arbetar både hemifrån och på kontoret.
Här är det viktigt att föregå eventuella problem genom att sätta rutiner redan innan återgången till kontoret. Vilka arbetsredskap är nödvändiga för att kunna utföra arbetet? Behöver de anställda som har lånat arbetsredskap återlämna dem på kontoret? Behöver detta i sådana fall ske omedelbart eller kan det ske längre fram? Genom dialog med de anställda kan du få höra vad de själva skulle föredra och deras synpunkter.
Digitala rutiner
Videomöten, digitala avstämningar och komplexa chattsystem ¬– det finns många digitala rutiner vi har behövt sätta in under coronapandemin för att klara av hemmajobbandet. Kanske inser du som chef nu att många av dessa är mer av nödlösningar än rutiner som är tänkta ska hålla över tid. Fungerar dessa rutiner även om de ska bli permanenta, eller behöver de då ses över? Om man som arbetsgivare ska kunna erbjuda sina anställda ett hybridkontor så är det viktigt att det finns en infrastruktur som gör att arbetet kan ske sömlöst.
Försök att vara förutseende, till exempel när det gäller mötesrutiner. Hur håller ni stormöten när hälften av arbetsstyrkan är hemma och kan sitta vid sin egen dator, medan den andra hälften befinner sig på kontoret och måste samsas kring en dator (men samtidigt måste hålla avstånd)? De digitala rutinerna kommer att vara A och O när vi sakta men säkert rör oss tillbaka mot de fysiska kontoren.
Fysiskt och emotionellt välbefinnande
Det nya, flexibla arbetslivet kräver många praktiska förberedelser. Mitt i allt detta är det lätt att glömma bort hur ens medarbetare faktiskt mår. Bara för att vi går tillbaka till ”det normala” betyder det inte att känslor av isolering, stress och rädsla försvinner. Tvärtom – en undersökning från Manpowers visar att 3 av 10 svenskar är oroliga över att bli sjuka på arbetsplatsen, en siffra som dessutom stiger med åldrarna.
Orosmoment som dessa måste tas på allvar. Gör därför inte misstaget att låta arbetet med den psykosociala hälsan släpa efter då detta kommer att behöva vara ett prioriterat område i arbetslivet även framöver. Hur ser du som chef till att arbetet förebygger och fångar upp eventuell ohälsa? Se bortom självklara åtgärder som friskvårdsbidrag och företagshälsovård: hur jobbar ni till exempel med andra främjande insatser såsom inspirationsdagar, mångfaldsarbete och kompetensutveckling?
IT-säkerhet hemma
Pandemin har blottlagt många säkerhetsluckor när det gäller IT. De flesta distansarbetare är idag sårbara från sin hemmamiljö när de står utan de brandväggar och andra typer av IT-skydd som de flesta fysiska kontor erbjuder. Det menar Martin Åberg, affärsområdeschef inom Cyber Security på Experis, som ser att cyberattacker blir vanligare när de flesta jobbar hemifrån.
När vi planerar för det mer flexibla arbetslivet är detta en viktig punkt som oftast glöms bort. Är dina medarbetare och deras enheter skyddade när de jobbar hemifrån? Tidigare kanske detta inte är något som chefer har behövt reflektera över, men om en hybrid mellan hemmajobb och kontor ska bli den nya normen så är IT-säkerhet onekligen en faktor som bör tas med i planeringen.
Uppföljning
Om det är något coronapandemin har visat oss så är det att tvära kast och snabba omställningar i arbetslivet inte nödvändigtvis behöver vara smärtsamma. Med högt i tak och en genuin förändringsvilja så kan det ske med förvånansvärt lite friktion! Men glöm då inte att uppföljning är minst lika viktigt som genomförande.
Att utvärdera, fånga upp synpunkter och lyssna på sina medarbetares förslag på förbättringsområden är det bästa sättet att visa att man värdesätter dem. Och kanske viktigast av allt: lös eventuella problem med dialog. Det må låta självklart, men sanningen är att det inte finns någon given mall som fungerar för alla företag och organisationer. Vad fungerar bäst för er? Och framför allt: vad tycker dina medarbetare fungerar bäst?
Lycka till!
